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1.0
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Martin Lüchem Innovationsberatung |
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Internet |
http://Innovation.luechem.de/ |
Diese Analyse beschreibt prinzipiell den logistischen Prozess der Getränkeauslieferung eines großen Getränkelieferanten im lokalen Raum. Es handelt sich also nicht um große Überlandtransporte mit Sattelschleppern und vereinfachter Lade- und Abladetätigkeit mit Gabelstaplern. Analysiert wird der komplexrere Prozess der Auslieferung zu unterschiedlichen Warenempfängern, im Extremfall vom Einzelhaushalt bis zu großen Gaststätten und Biergärten. Nicht berücksichtigt werden Lieferungen großer Gebinde für zum Beispiel große Getränkemärkte.
Auf ein Management Summary wird hier verzichtet. Ebenso werden hier keine Kosten kalkuliert, da es sich um eine fiktive Falldarstellung handelt.
Dieses fiktive Projekt hat zwei Hauptziele:
Die praxisorientierte Darstellung des logistischen Prozesses. Der gesamte Lieferprozess der Getränkeauslieferung vom Empfang der täglichen Lieferdaten bis zur Rücklieferung des Leerguts wird aus Sicht von Lieferteams aufgezeichnet. Das Optimierungspotenzial wird für jeden Prozessschritt aufgezeigt.
Die Darstellung der wichtigsten Innovationsbereiche in der Getränkeauslieferung: In welchen Bereichen scheint die Notwendigkeit für Innovation am deutlichsten auf und welche konkreten Optionen ergeben sich für grundlegende Verbesserungen?
Die Analyse des kompletten Auslieferungsprozesses ist die Basis für konkrete Verbesserungen. Entscheidendes Erfolgskriterium einer vollständigen Analyse ist die Mitarbeit im konkreten Prozess. Das bedeutet, dass wir als Unternehmensberater im konkreten Fall möglichst den gesamten Prozess als Mitarbeiter begleiten.
Das hat einen erheblichen Vorteil gegenüber einer Vorgehensweise, in der die Außenansicht überwiegt. Es muss davon ausgegangen werden, dass das für die Optimierung des Prozesses notwendige Know-How zu einem großen Teil bei den Lieferteams selbst vorhanden ist. Alle neuen Erkenntnisse und Tools müssen gegen das Praxiswissen der Lieferteams geprüft werden. Hauptaufgaben des Beraters sind also:
Motivation der Lieferteams, die Analyse zu unterstützen und
Optimierungsvorschläge zu machen.
Zusammenstellen eines Berichts mit Analyse und konkreten Vorschlägen
Umsetzung der Vorschläge.
Vergleiche zur Vorgehensweise insbesondere folgende Seiten auf der Website:
http://innovation.luechem.de/m1_Leistungsangebot.htm
Bestellannahme für den laufenden Tag
Tourenplanung
auf den Tag bezogen
auf die Woche bezogen
auf den Bereich, also die Tour selbst bezogen (Tourengebiet)
Ladeplanung
gleichmäßige und „gerechte“ Auslastung der LKW
auf den Tag bezogen
auf die Woche bezogen
auf Material und Personal bezogen:
Zuordnung der bestellten Ware zu LKW/Touren
Zuordnung der Besatzung zu
LKW/Touren
Besprechung der Touren- und Ladeplanung mit den Fahrern und ggf.
Modifikation
Ausdruck der Lieferpapiere und Übergabe
an die Fahrer bzw. Aktualisierung der Daten des elektronischen
Dispositionssystems (Handheld)
ggf. Verwaltung des Fuhrparks
ggf. Mitarbeiterführung: Disponenten als erste Ansprechpartner
der Lieferteams.
Aufgabendefinition:
Konzentration auf die Kernaufgaben
eindeutige Regeln für die Bestellannahme definieren
Planungswerkzeug:
regelmäßige Optimierung
Schulungen, ggf. wiederholt durchführen
Zusammenarbeit zwischen Lieferteams und Disponenten optimieren:
kooperativer Umgang erhöht die Effizienz.
Der Einsatz elektronischer Routensysteme verändert die Planungstätigkeit. Im Idealfall können Routen im laufenden Betrieb korrigiert werden, z.B. bei Bestandsänderungen auf den LKW, Umbestellungen, etc.
Lieferteam und Disponenten planen:
die Route
die Reihenfolge, in der die Kunden angefahren werden
Sofern noch manuell gearbeitet wird, muss eine Zusammenstellung der
Lieferscheine in Reihenfolge der Anfahrt vorgenommen werden.
Trotz elektronischer Routensysteme sollte die Tourenplanung im Zusammenspiel zwischen Disponenten und Lieferteams optimiert werden. Das eingearbeitete Team kennt den zu fahrenden Weg mit allen Besonderheiten der Lieferungsbedingungen und kann flexibel auf etwaige Änderungen der Rahmenbedingungen reagieren.
Eine Kernaufgabe des Lieferteams ist die Planung der Beladung des LKW. Gute Planung ist Grundvoraussetzung für das korrekte Aufladen im Lager und das Abladen beim Kunden.
Berücksichtigung der Ladewege und Ladebedingungen:
Wo Träger und wo Fässer aufladen?
Was zuerst aufladen?
Von welcher Seite aufladen?, etc.
Lademenge:
Ist das Ladevolumen für die geforderte Ladung ausreichend? Ggf.
Korrektur nach Absprache mit den Disponenten
Die Beladung in Tonnen muss vom System je LKW korrekt vorgegeben
werden. Das Lieferteam überprüft jedoch insbesondere, ob
es zu Engpässen während der Tour kommen kann. Es sollte in
Absprache mit den Kontrolleuren zur Not auch flexibel umdisponieren
können.
Ladung unter Berücksichtigung der Abfolge der Kunden und unter
Zusammenstellung der Ware je Kunde. Optimal ist, den kompletten
Aufladevorgang im Vorhinein zu planen und
entsprechend zu laden.
Besonderheiten berücksichtigen, z.B. falls Kunden Schlüssel
für die Lagerorte vor Ort zur Verfügung stellen, die
passenden Schlüssel mitnehmen.
Nur erfahrene Lieferteams können das Aufladen so planen, dass die Ladung sowohl mit der Fahrtroute als auch den Abladebedingungen optimal abgestimmt ist. Das setzt voraus, dass die Lieferteams festen Touren zugeteilt werden. Effizienz und Erfahrung gehen bei der Ladeplanung Hand in Hand.
Sofern das eingesetzte System dies ermöglicht, Volumenkalkulation als Ergänzung der Gewichtskalkulation, damit keine Engpässe entstehen bei stark ausgelasteten LKW
Falls Träger und Fässer an unterschiedlichen Stellen aufgeladen werden, muss der Aufladevorgang entsprechend geplant werden.
Im Gegensatz zu Überlandlieferungen erfolgt die
Zusammenstellung der Ware durch das Lieferteam individuell auf
Paletten. Im Normalfall ist beim Beladen
das Know-How der Lieferteams unverzichtbar.
Zusammenstellung der Ware auf dem LKW so, dass sie gut erreichbar
ist.
Sofern nicht je Kunde aufgeladen wird: gleichartige Ware auf den
Paletten und auf dem Stapel zusammenfassen
Große Mengen (übereinander gesattelte sortenreine
Paletten) nach vorne
Komplette Paletten nach unten bzw. gleichartige satteln
Leichtes Ladegut auf dem LKW in Richtung der Hinterachse
Leichtes Ladegut nach oben

Einzelfässer
(„Einzelsorten“) auf der Palette nach vorne
Leichtes Ladegut auf der Palette nach vorne
Paletten in Reihen hintereinander beladen
Sofern nicht je Kunde aufgeladen wird: gleichartige Ware auf den
Paletten und auf dem Stapel zusammenfassen
Große Mengen (sortenreine Paletten) auf dem LKW nach vorne
Leichtes Ladegut nach oben
Wegen der Erreichbarkeit auf dem LKW niedrige Stapel auf der Palette
nach vorne
Paletten in Reihen hintereinander beladen (möglichst vier
gleiche Stapel hintereinander)
Kompromiss schaffen zwischen Beweglichkeit und leichtem Abladen.
Gleichmäßige Beladung der LKW
Links ↔ Rechts
Vorne ↔ Hinten
Ladeposition und Ladehöhe unter Berücksichtigung der
Gefahr des Umfallen und der zulässigen Achslast:
Beidseitig vorne hoch aufbauen
Hoch gestapelte Träger nie alleine stehen lassen sondern
seitlich durch Fassgut und ggf.
Leerpaletten stützen.
Berücksichtigung der Abladebedingungen:
Bei welchem Kunden muss von welcher Seite abgeladen werden?
Sind spezielle Bedingungen zu beachten, z.B.
das Heranfahren an eine Rampe oder die Benutzung einer Hebebühne
(soweit vorhanden)?
Vergleicht man die Aufladevorgänge für Träger und Fässer, so wird deutlich, dass der Optimierungsbedarf für den Ladevorgang von Trägern höher ist. Je diversifizierter die Ladung ist, desto individueller muss geladen werden, um so weniger hilft ein automatisierter Vorgang.
Bei den Personalressourcen muss zusätzlich berücksichtigt werden: Unterschiedlicher Beginn und Ende der Arbeitszeiten, Anpassung der Arbeitszeiten der Kontrolleure und Staplerfahrer an Schichteinteilungen, etc.
Die Kontrolle der aufgeladenen Ware ist aus zwei Gründen wichtig:
Fehlervermeidung, die erst beim Kunden erkennbar würde.
Vermeidung von Betrugsversuchen. (Wegen des nur geringen „Gewinns“ und hohen Risikos erscheint diese Begründung jedoch wenig stichhaltig.)
Zählen der aufgeladenen Träger und Fässer
Vergleich der Summe mit der Gesamtsumme laut Ladeschein
Bei Differenzen Korrektur noch vor der Ausfahrt
Anstatt Zählkontrolle beschleunigt Gewichtskontrolle das Verfahren erheblich. Gewichtskontrolle ist fehleranfälliger, da jedoch auch Zählkontrolle fehlerbehaftet sein kann, sollte diese Alternative erwogen werden. Weitere Alternativen sind elektronische Systeme, die allerdings noch einen extrem hohen technischen Aufwand fordern.
Den LKW fahrbereit machen: Funktionstüchtigkeit und Verkehrssicherheit prüfen.
Reinigen
Fahrbericht ausfüllen
Tachoscheibe schreiben bzw. System einstellen
Funktionstüchtigkeit und Verkehrssicherheit des LKW prüfen
Erfahrungsgemäß werden Fahrtvorbereitungen mit geringer Priorität durchgeführt mit der Folge, dass LKW in schlechtem Zustand sein können möglicherweise sogar verkehrsuntüchtig. Feste Teams wie auch verbesserte Ausstattung der LKW wirken dem entgegen. Regelmäßige Kontrollen des LKW-Verantwortlichen sollten unterstützend vorgenommen werden.
Auf dem kürzesten Weg, sicher und schnellstmöglich die Fahrtroute zu den Kunden zurücklegen.
Effizientesten Weg fahren
LKW zur Abladestelle optimal positionieren
LKW mit Hilfe von Einweisern rangieren
Tanken, LKW-Pflege
Die effiziente Fahrt ins und im Tourengebiet ist im wesentlichen von folgenden Faktoren abhängig: der guten Disposition und guten Planung der Fahrtroute und dem Einsatz erfahrener Lieferteams.
Die Ware schnellstmöglich und vollständig abladen und einstellen, Leergut aufladen.
Bei Barzahlern Prüfung, ob genügend Geld zur Bezahlung der
Ware abzüglich des Gutschriftbetrags für Leergut vorhanden
ist.
Abladen des Vollguts, im Idealfall lädt jedes Teammitglied eine
Seite ab.
Freiräumen der Wege zum und Aufschließen des Lagerplatzes
Transport zum Lagerplatz
Vorbereitung des Einräumens und Einräumen der Ware
(Kühlung o.ä.).
Aufladen des Leerguts:
im Idealfalls alles, was beim Kunden steht,
wenn der Platz auf dem LKW eingeschränkt ist, mindestens so
viel, wie Vollgut gebracht wurde.
Die Grundsätze der Zusammenstellung für das Beladen mit
Leergut entsprechen im Wesentlichen denen vom oben beschriebenen
Trägerladen:
Die Arbeit beim Kunden ist sowohl von der Routine des Lieferteams abhängig als auch von den Bedingungen beim Kunden. Beide Faktoren beeinflussen sehr stark die Zeit, die das Lieferteam benötigt.
Im Idealfall ist sehr effizientes Abladen durch schnelle Anlieferwege und große, leicht erreichbare Lagerflächen möglich. Möglicherweise ist aber bereits der Weg zum Lagerort blockiert und somit der Lagerort kaum erreicht und ein effizientes Arbeiten schwierig. Hierdurch wird die Belastung des Personals erheblich erhöht. Schlimmstenfalls ist die Anliefersituation so gefährlich, dass das Lieferteam die Sicherheitsvorschriften ignorieren muss, um die Ware einstellen zu können.
Um proaktiv agieren zu können, sollten regelmäßige Analysen der Situation beim Kunden vorgenommen werden. Solche Analysen müssen gemeinsam durch die jeweilgen Lieferteams oder Bereichssprecher (siehe unten) und die Kundenverantwortlichen aus dem Vertrieb vorgenommen werden.
Sofern Kunden die gekaufte Ware bar bezahlen müssen, steigt der Aufwand beim Kunden erheblich.
Zählen und verbuchen des Leerguts, bei Barzahlern Errechnung des Zahlbetrags.
Zählen des Leerguts
Verbuchung des Leerguts
Ausrechnen Zahlbetrag (nur bei Barzahlern):
Berechnung der Leergut-Gutschrift.
Berechnung der MwSt.-Gutschrift
Verrechnung des Gutschriftbetrags mit dem Zahlbetrag der Lieferung
Inkasso:
Direkt vom Kunden oder Bevollmächtigtem.
Aus vereinbarter Kasse (wenn dies mit dem Kunden vereinbart wurde)
Bei Barzahlern Einzahlungsschein ausfüllen.
Abgabe des Lieferscheins:
direkt an den Kunden, dabei Quittierung oder
nur Ablage an vereinbartem Ort.
Die Routinearbeit des Zählens und Verbuchens des Leerguts ist bei einem eingespielten Lieferteam schnell erledigt. Problematisch ist, dass dem Lieferteam mit dem Inkasso eine untypische Aufgabe zugeordnet wird, die teilweise erhebliche Probleme nach sich zieht. Errechnung des Zahlbetrags und Inkasso sind fehleranfällig und zeitaufwändig, hier könnte durch eine Innovation mit neuen Systemen (Direktanbindung in die EDV) viel Zeit und Ärger gespart werden, (siehe unten)
Das Lieferteam ist verpflichtet während der Arbeitszeit die gesetzlich vorgesehenen und der Berufsgenossenschaft verantworteten Pause einzulegen.
Für die Einhaltung der Pausenregelung ist eine entsprechende Disposition mit vertretbarer Arbeitslast für das Lieferteam notwendig.
Auf dem kürzesten Weg, sicher und schnellstmöglich die Fahrtroute zurück ins Lager zurücklegen.
Effizientesten Weg fahren
Nach dem letzten Kunden, auf jeden Fall vor Anfahrt zur
Kontrollstation für Leergut Zählen des auf dem LKW
verbliebenem Gesamtbestandes an Leergut und Vollgut.
Zusammenschreiben der Einzelbeträge
von Einzahlern und Errechnen der
Gesamtsummer auf dem Einzahlungsschein.
Für Fahrt selbst keine Besonderheiten.
Zählen und Abladen des Leerguts sowie Einlieferungen und Rücklieferungen.
Leergut und Restbestand kontrollieren lassen.
Leergut abladen und ggf. wegräumen
Ggf. Gesamtladeschein und sortierte Lieferscheine abgeben.
Einlieferung und Rücklieferungen an die entsprechenden Stellen
zurückbringen.
Der Abladeprozess funktioniert flüssig und einwandfrei, wenn die Mitarbeiter nicht besonderem Stress ausgesetzt sind und die Teams rechtzeitig im Leergutbereich ankommen können. Bei stockendem Abladen Optimierung der Fahrtwege sowohl für die Lieferteams als auch die Staplerfahrer.
Notwendige Nacharbeiten des laufenden Tages durchführen.
km-Stand Ankunft auf Tachoscheibe eintragen
Tachoscheibe ablegen
Die Original-Tachoscheibe verbleibt die gesetzlich vorgeschriebene
Zeit beim Fahrer, so dass dieser sie bei Fahrzeug-Kontrollen
jederzeit vorzeigen kann.
Tankbelege ablegen.
eher selten!
Einzahlung der bei den Kunden kassierten Rechnungsbeträge in der Kasse.
Nur das direkte Einzahlen beim Verantwortlichen ist sicher, andere Optionen bergen teilweise erheblich Risiken (Verlust, Fehler) sowohl für die Lieferteams als auch den Lieferanten selbst.
Am Vortag können Touren, die bereits vollständig zusammengestellt wurden, vorab aufgeladen werden.
Vorladen ist eine sehr sinnvolle Option, die einige typischen Schwächen der Aufladesituation entschärft. Jedoch setzt der Einsatz der Option eine langfristigere und genauere Disposition voraus., da der Aufwand des Nachladens sehr hoch ist. Mit anderen Worten: Vorladen ist nur sinnvoll, wenn ein Nachladen am Liefertag ausgeschlossen ist.
LKW entsprechend dem Ladezustand parken.
Detailverbesserungen sind insbesondere dann erforderlich, wenn der Parkraum knapp ist bzw. eine sehr unterschiedlicher Fuhrpark die Situation verkompliziert.
IT-Systeme unterstützen den Prozess der Getränkeauslieferung sinnvoll. Sie sollten für folgende Bereiche eingesetzt werden:
Logistik, Lagersystem d.h. die Verwaltung der für die Auslieferung bereitgestellten Getränke und Zusatzprodukte
Tourenplanungssystem
Elektronische Fahrzeugausstattung (Handheld)
Einsatz eines EDV-Systems (zum Beispiel ein SAP-System), das zu jeder Zeit in jeder Funktion möglichst von verschiedenen Orten aus auf alle für die betriebswirtschaftliche Funktion relevante Daten folgende Aktionen erlaubt:
Zugriff auf alle lieferrelevanten Daten
Veränderung / Aktualisierung der für die eigene Funktion
erforderlichen Daten
Auswertungen und Berichte über die wesentlichen Veränderungen
von Daten und die wichtigsten betriebswirtschaftlichen Prozesse
Schnittstellen
zu Tourenplanungssystem
ggf. auch zu den elektronischen Systemen der Fahrzeugausstattung
Effizientere Ladeplanung für Tage und Wochen
Hilfen bei der Tourenplanung (Karten und Wegeführung)
Schnittstelle zum Logistik-/Lagersystem
Schnittstelle zur Elektronischen Fahrzeugausstattung (Handheld)
Aktualisierung der Daten im Tourenplanungssystem durch regelmäßige Absprachen zwischen den für die Datenhaltung Verantwortlichen und den Lieferteams.
Anbindung der Lieferteams an die elektronische Datenhaltung, insbesondere an das Tourenplanugnssystem.
Ersatz von Lade- und Lieferscheinen
Möglichkeit der direkten Korrektur von Lieferdaten für
Nacherfassung und Folgelieferungen
Verbesserung der Tourenplanung unter Integration von GPS-Systemen
Siehe Tourenplanungssystem.
Wesentliches Ziel einer Verbesserung des Prozesses ist die Erhöhung der Liefereffizienz. Eine solche Erhöhung ist nur möglich, wenn die Personalressourcen ebenso im Blickfeld stehen wie die technischen Ressourcen. Wichtigster Optimierungspunkt ist die Motivation:
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Motivation: |
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Ausfallzeiten: |
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Kosten: |
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Schwere körperliche Arbeit
Zu hohes Durchschnittsalter
Niedrige Motivation
Hoher Krankenstand kostet wegen den Auswirkungen auf die Kollegen und den sich daraus ergebenden Planungsproblemen überdurchschnittlich viel. Fallen mehrere Fahrer gleichzeitig aus, sind normalerweise nicht genügend Springer verfügbar. Neue Fahrer oder Zeitarbeiter können nur dann annähernd effizient eingesetzt werden, wenn sie die Lieferteams ergänzt werden können. Unter Umständen bedeutet dies jedoch eine erhebliche Belastung für diejenigen Fahrer, die neue Fahrer ins Team aufnehmen müssen.
Ein Ausgleich für hohen Krankenstand ist am ehesten möglich, wenn die Tourenplanung eine gewisse Überschneidung der Touren vorsieht und somit die Kenntnisse der Touren gestreut sind. Wegen den hohen Nebenkosten des Ausfalls von Mitarbeitern kann eine knappe Personaldecke die Personalkosten sogar überproportional in die Höhe treiben. Das sollte bei der Personalplanung berücksichtigt werden.
In „heißen Phasen kann die Personaldecke leicht zu dünn sein. Das kann zu einer Überlastungen der MA führen und somit in eine Spirale, an deren Ende der Ausfall der überlasteten MA steht, letztlich die Qualität leidet und somit auch die Kosten steigen.
Die Tätigkeit des Getränkefahrers wird zwar von außen betrachtet meist als eine Kraftfahrertätigkeit angesehen. Diese Bezeichnung ist aber irreführend, denn das Mitarbeiterprofil geht normalerweise weit darüber hinaus.
Die Einarbeitungszeit eines Fahrers liegt im Bereich zwischen drei und sechs Monaten. Wobei natürlich zu berücksichtigen ist, dass die Arbeitsproduktivität schrittweise gesteigert werden kann.
Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter muss gut organisiert werden. Neue Mitarbeiter sollten systematisch Schritt für Schritt die Aufgaben eines Fahrers lernen. Hierzu kann bessere Dokumentation und Checklisten beitragen, nach denen die Einarbeitung erfolgt.
Für die Hochsaison sollte frühzeitig neues Personal eingearbeitet werden. Der Einsatz von Zeitarbeitskräften sollte schon im Frühjahr vorbereitet werden - z.B. durch Miteinbeziehen einzelner Aushilfsfahrer zum Kennenlernen des Prozesses -, auf die dann in der jeweiligen heißen Phase zurückgegriffen werden kann.
Eine weitere Option ist, auf dem freien Markt auf z.B. Studenten als „freie Mitarbeiter“ zurückzugreifen. Der Vorteil „freier Mitarbeiter“ könnte sein, dass man z.B. die Bezahlung variieren könnte, so dass sie nach erfolgter Einarbeitung bei einem erneuten Engagement mit höherem Gehalt als höher motivierte Mitarbeiter einsteigen könnten.
Für die beschriebene Tätigkeit ist äußerst problematisch, wenn die MA nur an ihrer Fehlerrate gemessen werden, anstatt an Ihrer Leistung. Ein echtes Beurteilungssystem mit regelmäßigen Personalgesprächen bedeutet einen erheblichen Aufwand, auf den aber möglichst nicht verzichtet werden sollte. Dabei muss berücksichtigt werden, dass die Auswirkungen auf die Motivation um so gravierender sein können. Sinnvoll wäre, die freigestellten Betriebsräte für die Ausarbeitung und Freistellung eines solche System zu motivieren.
Bei dieser durch körperliche Arbeit geprägten Tätigkeit mit stark schwankendem Aufwand ist klassisches Motivationstraining naturgemäß schwierig. Sinnvoll erscheinen folgende Maßnahmen:
Da Demotivation häufig sowohl psychische als auch physische
Ursachen hat, sollten motivierende Maßnahmen regelmäßig
erfolgen.
Mögliche Maßnahmen:
Anerkennung und das offene Ohr für die Schwierigkeiten im
Tagesgeschäft wirken letztlich stärker als jedes Geschenk.
Finanzielle Zuwendungen wie zusätzliche Prämien oder der
Gutschein für ein Abendessen wirken meist eher indirekt, also
nicht durch die Höhe der Zuwendung sondern durch die Zuwendung
an sich.
Gesellige Veranstaltungen sind in dieser Branche sehr beliebt und
z.B. für Brauereien normalerweise leicht durchführbar.
Solche Veranstaltungen können sowohl neue Informationen vom
Management transportieren als auch motivierend wirken.
Das Kommunikationsverhalten in folgende Bereiche sollte regelmäßig individuell analysiert werden und Maßnahmen getroffen werden, um die Situation zu verbessern:
Zwischen Mitarbeitern und Disponenten
Zwischen Kunden und Fahrern
Zwischen den Mitarbeitern
Da die Lieferteams die erste Schnittstelle zu den Kunden sind, kommt den MA in der Auslieferung eine besondere Verantwortung für die Pflege der Kundenbeziehungen zu.
Um die Kundenbeziehungen vertiefen zu können, sollten den
Lieferteams Mittel zur Verfügung stehen, die direkt
bonifizierend wirken. (Bier-Marken, Magazinware, etc.)
Die Zusammenarbeit zwischen den Lieferteams und den
Kundenverantwortlichen aus dem Vertrieb sollte durch regelmäßige
Treffen und gegenseitige Info-Veranstaltungen optimiert werden.
Grundvoraussetzung für eine Optimierung sollte eine intelligente Organisation der Toureneinteilung sein. Beispiel:
Zusammenfassung von Touren in Lieferbereiche, z.B. Norden, Osten, Süden, Südwesten, Westen, Nordwesten o.ä.
Je Bereich ein Sprecher als Koordinator
Toureneinteilung untereinander abgesprochen innerhalb des Bereichs unter Miteinbeziehung der Stammdaten mit Hektoliter-Zahlen, Entfernungen und Schwierigkeitsgraden.
Absprache der Bereiche zwischen den Bereichssprechern.
Grundsätzlich sollte in Teams je zwei MA gefahren werden
Je Tour Hauptteams und Ersatzfahrer definieren. Die Ersatzfahrer gehören normalerweise dem eigenen Lieferbereich an.
Einmann-Touren als Sonderfälle, z.B. für Feuerwehr, Innenstädte, spezielle Winterfahrten, Bergfahrten, etc. Hierfür kleinere Fahrzeuge, z.B. 7,5 Tonner und für „Feuerwehr“ 1,8 Tonner eingsetzen.
Zweimanntouren fahren sternförmig vom Auslieferungslager aus in ihr Tourengebiet. Das Tourengebiet verlassen die Lieferteams nur ausnahmsweise.
Die Sondertouren fahren auch zwischen den Touren bzw. auf einer Kreisroute um das Auslieferungslager.
Die Ausstattung der Lieferteams optimieren:
Nässe- und wintertaugliche Kleidung mit Warnzeichen
(Leuchtstreifen) für den Strassenverkehr.
Robuste Arbeitshandschuhe
Bei Nässe und im Winter andere Handschuhe
Der Fuhrpark sollte nicht aus zu vielen unterschiedlichen Fahrzeugen mit unterschiedlicher Ausstattung und unterschiedlichen Außenmaßen bestehen.
Da Dreiachser mit mitlenkender Hinterachse mittlerweile problemlos auch enge Ortsdurchfahrten passieren können sollten möglichst Dreiachser einer Fz-Marke beschafft werden.
Ausnahme: Touren, die im Winter definitiv nur mit kleineren LKWs gefahren werden können.
Für „Sondertouren“ der Bestand an 2,8 Tonnern ggf. erhöhen.
Die Ausstattung sollte in Absprache mit den Lieferteams ausgewählt werden. Beispiel für LKW (≥7,5 to):
Navigationssystem mit Funktelefon
Rückfahrhilfe, z.B. kleine Kamera an der Hintertüre (für 1-Manntouren in jeder Fahrzeuggröße bei dauerhaft eingeschränkter Rücksicht Pflicht!)
Innenausstattung mit speziellen Lösungen für die 2-Mann Lieferteams, z.B.:
Ablagesystem mit Platz für die benötigten
Unterlagen, also kein beliebiges System sondern eines, das speziell
die für die Arbeit benötigten Unterlagen aufnimmt.
Je Teammitglied Platz für die jeweilige Kleidung,
Handschuhe und einen Rucksack, etc.
Sackkarren mit Faßhaken
ggf. Reinigungsmaterial wie z.B. Besen und Spezialwerkzeug, sofern erforderlich
Der Bestellprozess ist eine nicht unerhebliche Fehlerquelle. Wenn pro Tour nur jeden zweiten Tag ein Bestellfehler auftritt, dann ergibt sich daraus auf das Jahr hochgerechnet ein erheblicher Zusatzaufwand:

Diese
Beispielrechnungen gehen von einer vorsichtigen Schätzung des
Zusatzaufwands je Lieferteam aus. Für eine genauere Kalkulation
muss der Zusatzaufwand aller in der Logistikkette berücksichtigt
werden, von der Lagerhaltung, dem Aufladen bis zur Nacherfassung und
Neubestellung.
Problematisch ist, wenn auf den Touren Barzahler beliefert werden müssen, also Kunden, die
freiwillig oder
zeitlich begrenzt
ihren Rechnungsbetrag dem Lieferteam bar auszahlen.
Beispielrechnung für auf das Jahr hochgerechneten Zusatzaufwand:

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Ursache |
Kunde hat größeren Zahlungsrückstand |
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Ziel |
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Wirkung |
Kunde spürt Schlechterstellung und versucht Massnahme zu umgehen:
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Beurteilung |
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Alternativen |
Anstelle der verpuffenden Maßnahmen Differenzierung der Leistung, um Kunden Ausweg zu bieten und Kosten zu sparen, z.B.:
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Es sind verschiedene Modelle denkbar, um die Situation zu entschärfen, z.B.:
System der „Abschlagszahlung“, ähnlich wie es bei Tankstellen eingesetzt wird. Die Idee ist, dass Kunden eine Abschlagszahlung auf die Rechnungen bereits vor der Lieferung überweisen. Wenn diese Abschlagszahlung den tatsächlichen Rechnungsbetrag ausgleicht, bleibt sie bestehen. Liegt die Rechnung darüber, erfolgt eine neue, höhere Abschlagszahlung, liegt sie darunter erfolgt eine reduzierte Abschlagszahlung.
Ein einfacheres Modell, um das Inkasso zu vereinfachen, ist die Umkehrung des Modells „Abschlagszahlung“. Hierbei wird bei der Lieferung der neuen Ware immer die Rechnung der letzten Bestellung bezahlt. Es müsste eine Obergrenze der Liefermenge eingebaut werden, damit der neue Zahlbetrag nicht ein Mehrfaches des letzten Zahlbetrags ist. Dieses Modell benötigt jedoch zusätzlich eine Art Kaution, womit es vom Aufwand her dem Modell „Abschlagszahlung“ ähnlicher kommt.
Beide Modelle erlauben den Verzicht der Berechnung des Leergut-Rechnungsbetrags und des Inkassos selbst. Wie bei allen Kunden muss nur noch korrekt gezählt werden
Wenn die Barzahlung selbst vermieden werden kann, werden alle oben aufgeführten Nachteile aufgehoben.