Business Case

Grundkonzept Dokumentenmanagement / Enterprise Content Management

26.03.07
Version 1.0

1 Zusammenfassung

1.1 Was leistet ein modernes System für Dokumentenmanagement?

unternehmensweites Ablagesystem für, im Idealfall, alle Arten von Informationsobjekten

Verfügbarkeit von Informationseinheiten unabhängig vom Standort, auch auf mobilen Medien

keine Doppelablage

saubere Versionsverwaltung

Datensicherheit

Ziel: Präzisierung und Beschleunigung des Informationsflusses

1.2 Was kostet das System?

Die Kosten für ein Dokumentenmanagementsystem ist abhängig vom Umfang der Implementierung, den Lizenzkosten und den Projektkosten. Eine genaue Aussage ist nur möglich nach vorheriger Analyse und Evaluation des gewünschten Leistungsumfangs.

1.3 Wie hoch ist das Einsparpotenzial?

Das Einsparpotenzial ist erheblich, jedoch schwer exakt zu beziffern. Genau wie bei konven­tioneller Dateiablage muss berücksichtigt werden, dass ein System nicht nur eingeführt sondern auch langfristig betreut werden muss (Administration) und durch zentrales Wissens­management ergänzt werden sollte.

Es werden Zahlen in Höhe von ca. 25% Zeitverschwendung pro Mitarbeiter pro Tag genannt. Laut Institut der Deutschen Wirtschaft zeigten sich 2003 folgende Kosten:

(iwd, zitiert: http://www.steinbeis-wissensmanagement.de/Weblog/Kosten-Dokumentensuche)

Alternativrechnung: http://www.redcms.de/cms/content/eBusiness/Beispielrechnungen/1,7042003,11043.html

2 Ziel

Frage: Wieso Einsatz eines professionellen Dokumenten-Management-Systems (DMS)?

Antwort: Dokumentenmanagement soll den Informationsfluss von Dokumenten und kleineren Informationsobjekten beschleunigen und sicherer machen.

Im einzelnen:

schnellerer Informationsfluss durch klare Zuordnung von Dokumenten und die Möglichkeit, Workflow-Mechanismen zu nutzen,

Datensicherheit durch ein klares Security-Konzept,

Revisionssicherheit, da Dokumente gemäß ihrem Lifecycle aufbewahrt und später gezielt archiviert werden.

leichte Bedienbarkeit, insbesondere Drag-and-Drop,

tiefe Integration in Anwendungsprogramme.

Zur Umsetzung in der Praxis bedarf es einer exakten Analyse der spezifischen unternehmerischen Situation. Die Analyse schafft das Grundgerüst, anhand dessen ein individuelles Projekt aufgesetzt werden sollte.

Wir gehen aber davon aus, dass das hier vorgestellte integrative Grundkonzept auf unterschiedliche Unternehmenssituationen anwendbar ist.

3 Bedingungen

Typische Ausgangssituation in Unternehmen ist eine Ablagestruktur, die, da historisch gewachsen, chaotisch ist. Mit der Folge, dass die Mitarbeiter im Unternehmen langfristig nur noch die Dokumente wieder finden, die sie selbst abgelegt haben. Dokumente, die nicht gefunden werden, führen zu Dateileichen, die unnötigen Speicherplatz belegen und ihrerseits das Chaos vergrößern – es entsteht ein Teufelskreis.

In einer vereinfachten Darstellung ergibt sich, dass ein Projekt folgende wesentlichen Stellgrößen beachten muss:

3.1 Individuelle Sicht

Interessanterweise wird das Thema Dokumentablage und Verzeichnisstruktur sehr emotional betrachtet. Jeder Mitarbeiter ist überzeugt, dass seine Ablagestruktur einer Verlängerung der Ordnung auf dem eigenen Schreibtisch entspricht. Da jeder Mitarbeiter naturgemäß sehr individuelle Vorstellungen von Ordnung hat, will er sowohl seine eigene Ablagestruktur wie auch gemeinsam genutzte Strukturen nach seinen eigenen Ordnungskriterien aufgebaut haben. Daraus ergibt sich in dieser Konstellation ein völlig unlösbarer Konflikt.

Das hier vorgestellte Konzept löst diesen Konflikt durch eine sehr einfache, elegante Lösung.

3.2 Globale Sicht

Für Organisationen ist die wesentliche Herausforderung, ein Ablagesystem zu schaffen, das auch in großen Konzernen Transparenz und Sicherheit schafft. Das bedeutet, dass Organisationsstruktur und Projektstruktur des gesamten Unternehmens wesentlichen Einfluss hat auf den Informationsfluss und die Ablagestruktur. In dieser Situation ist die eigentliche Herausforderung, das Ablagesystem so zu gestalten, dass es von der Organisations­struktur unabhängig global nutzbar ist. Die Organisationsstruktur kann in dem von uns vorgeschlagenen System Einfluss auf die Verschlagwortung der Informationseinheiten und die Berechtigungsstruktur haben. Unser Ziel ist jedoch, diesen am häufigsten gewählten Weg zu durchbrechen und anstatt dessen das Ablagesystem an der Projektstruktur auszurichten.

3.3 Einfluss der Matrixorganisation

Unternehmensorganisationen, die noch rein hierarchisch aufgebaut sind und in denen die Prozesse hierarchisiert sind, erfüllen nicht mehr die Anforderungen an innovative Unternehmen. Insbesondere behindern sie den für Innovation notwendigen freien Informationsfluss. Was bedeutet das?

Die folgende Grafik zeigt prinzipiell die inzwischen in modernen Firmen häufige Durchbrechung der Organisationsstruktur durch die Projektstruktur:

Aus dieser Grafik wird sehr einfach deutlich, dass ein an Hierarchien ausgerichtetes Ablagesystem nicht geeignet ist, den Informationsfluss entlang des Projektprozesses zu gewährleisten, ein solches Ablagesystem behindert den freien Informationsfluss.

3.4 Datensicherheit

Datensicherheit spielt auch in modernen DMS-Systemen eine wichtige Rolle. Der zentrale Teil ist das Berechtigungssystem. Unser Konzept geht davon aus, dass ein klassisches Berechtigungskonzept analog zu hierarchischen Organisationsstrukturen scheitern muss. Warum?

Es sind enorme Ressourcen erforderlich, um mit konventionellen Mitteln der Dokumentablage in Dateisystemen ein stark differenziertes Berechtigungssystem aufzubauen und zu pflegen.

Ein solchermaßen aufgebautes Berechtigungssystem wird zumindest in großen Organisationseinheiten bzw. Firmen so unübersichtlich, dass es wieder unsicher wird. Also: Undurchschaubarkeit = Unsicherheit!

So lange E-Mails nicht verschlüsselt und mit elektronischer Signatur versehen verschickt werden, durchbricht E-Mail alle Schranken und untergräbt die Sicherheitssysteme. Daher schlägt unser Konzept die vollständige Integration von E-Mails vor.

3.5 Kennzeichnung von Informationsobjekten

Es gibt zwei Möglichkeiten, um Informationsobjekte wieder zu finden:

1. Ablage in bekannten Strukturen bzw. Sichten

2. Suche nach den Objekten

Moderne Dokumentenmanagement­systeme arbeiten ausschließlich mit Dokumentkennzeichen. Daraus folgt:

1. Dokumente, die nicht gekennzeichnet sind, können nicht wieder gefunden werden. (Technisch gesehen beruht eine Ablage von Dokumenten in Verzeichnis-Strukturen auf einer Sonderform der Kennzeichnung von Dokumenten. Anstelle von beschreibenden Attributen, werden in diesem Fall dem Dokument Strukturinformationen zugeordnet.)

2. Dokumente müssen beim „Einchecken“ (=Veröffentlichen) verschlagwortet werden.

4 Lösung

Die vorgeschlagene Lösung verbindet individuelle Sichten mit einem öffentlichen Dokumentraum, in dem verschlagwortete Dokumente ausschließlich über intelligente Suchfunktionen gefunden werden.

Die von uns vorgeschlagene Lösung sieht im einzelnen vor:

5 Ergebnisse

Die Umsetzung des beschriebenen Konzepts

schafft die Voraussetzung für ein einheitliches, unternehmensweites Ablage- und Informationssystem,

führt insbesondere durch die Vereinfachung, Vereinheitlichung der Informationsablage insbesondere langfristig zu erheblichen indirekten Einsparungen,

fördert die Innovationsfähigkeit von Unternehmen.