Business Case

Grundkonzept Dokumentenmanagement / Enterprise Content Management

26.03.07
Version 1.0



Martin Lüchem Innovationsberatung

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http://Innovation.luechem.de/


1 Zusammenfassung

1.1 Was leistet ein modernes System für Dokumentenmanagement?

Ziel: Präzisierung und Beschleunigung des Informationsflusses

1.2 Was kostet das System?

Die Kosten für ein Dokumentenmanagementsystem ist abhängig vom Umfang der Implementierung, den Lizenzkosten und den Projektkosten. Eine genaue Aussage ist nur möglich nach vorheriger Analyse und Evaluation des gewünschten Leistungsumfangs.

1.3 Wie hoch ist das Einsparpotenzial?

Das Einsparpotenzial ist erheblich, jedoch schwer exakt zu beziffern. Genau wie bei konven­tioneller Dateiablage muss berücksichtigt werden, dass ein System nicht nur eingeführt sondern auch langfristig betreut werden muss (Administration) und durch zentrales Wissens­management ergänzt werden sollte.

Es werden Zahlen in Höhe von ca. 25% Zeitverschwendung pro Mitarbeiter pro Tag genannt. Laut Institut der Deutschen Wirtschaft zeigten sich 2003 folgende Kosten:

Prozess

Zeitaufwand

Kosten

Suche nach Dokumenten

je Mitarbeiter
ca. 2,44 h/Woche

1.000 Mitarbeiter:
ca. 3,74 Mio. Euro/Jahr

Suche nach E-Mails

je Mitarbeiter
ca. 3,45 h/Woche

1.000 Mitarbeiter:
ca. 5,29 Mio. Euro/Jahr

Wieder einarbeiten nach Unterbrechung

je Mitarbeiter
ca. 4 h/Woche

1.000 Mitarbeiter:
ca. 7,1 Mio. Euro/Jahr

ca. 10 h

ca. 16 Mio. Euro/Jahr

(iwd, zitiert: http://www.steinbeis-wissensmanagement.de/Weblog/Kosten-Dokumentensuche)

Alternativrechnung: http://www.redcms.de/cms/content/eBusiness/Beispielrechnungen/1,7042003,11043.html

2 Ziel

Frage: Wieso Einsatz eines professionellen Dokumenten-Management-Systems (DMS)?

Antwort: Dokumentenmanagement soll den Informationsfluss von Dokumenten und kleineren Informationsobjekten beschleunigen und sicherer machen.

Im einzelnen:

Zur Umsetzung in der Praxis bedarf es einer exakten Analyse der spezifischen unternehmerischen Situation. Die Analyse schafft das Grundgerüst, anhand dessen ein individuelles Projekt aufgesetzt werden sollte.

Wir gehen aber davon aus, dass das hier vorgestellte integrative Grundkonzept auf unterschiedliche Unternehmenssituationen anwendbar ist.

3 Bedingungen

Typische Ausgangssituation in Unternehmen ist eine Ablagestruktur, die, da historisch gewachsen, chaotisch ist. Mit der Folge, dass die Mitarbeiter im Unternehmen langfristig nur noch die Dokumente wieder finden, die sie selbst abgelegt haben. Dokumente, die nicht gefunden werden, führen zu Dateileichen, die unnötigen Speicherplatz belegen und ihrerseits das Chaos vergrößern – es entsteht ein Teufelskreis.

In einer vereinfachten Darstellung ergibt sich, dass ein Projekt folgende wesentlichen Stellgrößen beachten muss:



3.1 Individuelle Sicht

Interessanterweise wird das Thema Dokumentablage und Verzeichnisstruktur sehr emotional betrachtet. Jeder Mitarbeiter ist überzeugt, dass seine Ablagestruktur einer Verlängerung der Ordnung auf dem eigenen Schreibtisch entspricht. Da jeder Mitarbeiter naturgemäß sehr individuelle Vorstellungen von Ordnung hat, will er sowohl seine eigene Ablagestruktur wie auch gemeinsam genutzte Strukturen nach seinen eigenen Ordnungskriterien aufgebaut haben. Daraus ergibt sich in dieser Konstellation ein völlig unlösbarer Konflikt.

Das hier vorgestellte Konzept löst diesen Konflikt durch eine sehr einfache, elegante Lösung.

3.2 Globale Sicht

Für Organisationen ist die wesentliche Herausforderung, ein Ablagesystem zu schaffen, das auch in großen Konzernen Transparenz und Sicherheit schafft. Das bedeutet, dass Organisationsstruktur und Projektstruktur des gesamten Unternehmens wesentlichen Einfluss hat auf den Informationsfluss und die Ablagestruktur. In dieser Situation ist die eigentliche Herausforderung, das Ablagesystem so zu gestalten, dass es von der Organisations­struktur unabhängig global nutzbar ist. Die Organisationsstruktur kann in dem von uns vorgeschlagenen System Einfluss auf die Verschlagwortung der Informationseinheiten und die Berechtigungsstruktur haben. Unser Ziel ist jedoch, diesen am häufigsten gewählten Weg zu durchbrechen und anstatt dessen das Ablagesystem an der Projektstruktur auszurichten.

3.3 Einfluss der Matrixorganisation

Unternehmensorganisationen, die noch rein hierarchisch aufgebaut sind und in denen die Prozesse hierarchisiert sind, erfüllen nicht mehr die Anforderungen an innovative Unternehmen. Insbesondere behindern sie den für Innovation notwendigen freien Informationsfluss. Was bedeutet das?

Die folgende Grafik zeigt prinzipiell die inzwischen in modernen Firmen häufige Durchbrechung der Organisationsstruktur durch die Projektstruktur:



Aus dieser Grafik wird sehr einfach deutlich, dass ein an Hierarchien ausgerichtetes Ablagesystem nicht geeignet ist, den Informationsfluss entlang des Projektprozesses zu gewährleisten, ein solches Ablagesystem behindert den freien Informationsfluss.

3.4 Datensicherheit

Datensicherheit spielt auch in modernen DMS-Systemen eine wichtige Rolle. Der zentrale Teil ist das Berechtigungssystem. Unser Konzept geht davon aus, dass ein klassisches Berechtigungskonzept analog zu hierarchischen Organisationsstrukturen scheitern muss. Warum?

3.5 Kennzeichnung von Informationsobjekten

Es gibt zwei Möglichkeiten, um Informationsobjekte wieder zu finden:

  1. Ablage in bekannten Strukturen bzw. Sichten

  2. Suche nach den Objekten

Moderne Dokumentenmanagement­systeme arbeiten ausschließlich mit Dokumentkennzeichen. Daraus folgt:

  1. Dokumente, die nicht gekennzeichnet sind, können nicht wieder gefunden werden. (Technisch gesehen beruht eine Ablage von Dokumenten in Verzeichnis-Strukturen auf einer Sonderform der Kennzeichnung von Dokumenten. Anstelle von beschreibenden Attributen, werden in diesem Fall dem Dokument Strukturinformationen zugeordnet.)

  2. Dokumente müssen beim „Einchecken“ (=Veröffentlichen) verschlagwortet werden.

4 Lösung

Die vorgeschlagene Lösung verbindet individuelle Sichten mit einem öffentlichen Dokumentraum, in dem verschlagwortete Dokumente ausschließlich über intelligente Suchfunktionen gefunden werden.



Die von uns vorgeschlagene Lösung sieht im einzelnen vor:

Bereich

Vorschlag

Erläuterung

Struktur

Schwerpunkt auf klare Trennung zwischen persönlichem Bereich und Öffentlichem Bereich

  1. Persönlicher Bereich:
    individuelle Struktur

  2. Öffentlicher Bereich:
    Keine festgelegte Struktur

Mitarbeiter legen ihre Dateien grundsätzlich im persönlichen Bereich in ihrer individuellen Struktur ab.

Wenn Dateien öffentlich (innerhalb der Gruppe, der OE, der Firma, des Konzerns) verfügbar sein müssen, werden die Daten veröffentlicht. Bei der Veröffentlichung erfolgt zwangsweise eine Verschlagwortung.

Die Verschlagwortung wird erleichtert durch eine intelligente, profil-gesteuerte Verschlagwortung.

Durch die automatische Rückverlinkung veröffentlichter Dokumente in den persönlichen Bereich kann der einzelne Mitarbeiter wie vorher weiterarbeiten und muss nicht umdenken.

Alle, also auch individuell abgelegte Dateien liegen im Dokumentenraum des Dokumentenmanagementsystems. Dadurch wird ein sicheres System gewährleistet.

Informationsfluss

Strukturen und Berechtigungen so einrichten, dass die Informationen möglichst ungehindert fließen.

Der Grundsatz, bei der Berechtigungsvergabe weitestgehende Offenheit zu gewähren (siehe unten), muss von Fall zu Fall eingeschränkt werden, er ist jedoch für einen freien Informationsflusses (zumindest in der Projektzusammenarbeit) von entscheidender Bedeutung.

Finden und Verwalten von Dokumenten

  1. Im Persönlichen Bereich:
    In Strukturen finden oder via Such­funktion

  2. Im Öffentlichen Bereich:
    In Phase 1 nur über Suchfunktion, später auch über automatisiert erstellte, virtuelle Strukturen

Das Wiederfinden von Dateien ist für den einzelnen Mitarbeiter sehr einfach, da ein Dokument, an dem er mitgearbeitet hat und das veröffentlicht wurde, so lange im persönlichen Bereich des jeweiligen Mitarbeiters bleibt, bis es daraus entfernt wird.

Bei der Suche nach veröffentlichten Dokumenten, kommt es sehr stark auf die intelligente Realisierung der Such­funktion an. Ähnlich zur profil-gesteuerten Verschlagwortung sieht das Konzept auch profil-gesteuerte Suchfunktionen vor.

Mobilität/ Synchronisation

Komplette Synchronisation des „Persönlichen Bereichs“

Dadurch, dass der komplette „Persönlichen Bereichs“ offline z.B. auf Notebooks vorgehalten wird, entfallen komplizierte Konzepte zur Synchronisation und die Anwender haben immer alles bei sich, was sie, z.B. für die Projektarbeit, offline benötigen.

Einfaches Berechtigungs­konzept

  1. profil-gesteuertes Berechtigungs­konzept

  2. Grundsatz der Berechtigungsvergabe: „So offen wie möglich, so eingeschränkt wie nötig!“

  3. Ausrichtung an den Organisations­einheiten nur bei Informations­objekten, die ausschließlich diesen Organisations­einheiten zugeordnet sind.

  4. Zur weiteren Erhöhung der Datensicherheit erweiterte Security-Technologien verwenden, z.B. Verschlüsselung, elektronische Signaturen, Wasserzeichen.

Da professionelle Dokumenten­management­systeme für die globale Verwendung konzipiert sind, ermöglichen sie die Administration auch komplexerer Berechtigungs­strukturen.

Die Zuordnung von Einzelberechtigungen zu Informationsobjekten erfolgt in Unternehmen nur im äußersten Ausnahmefall. Ein solches Berechtigungs­konzept ist nicht administrierbar.

Daher konzentriert sich das Berechtigungs­konzept auf die Verwendung von Profilen und die Klarheit der Darstellung des Berechtigungskonzepts.

Beispiel: Aus der Aufgabe, die einem Mitarbeiter in einem spezifischen Projekt zugeordnet wird, kann eine spezifische Berechtigung abgeleitet werden, die sauber zugeordnet werden kann. Dies ist jedoch nicht in jedem Fall notwendig, häufig genügt es, die Berechtigung anhand der Projekt­zugehörigkeit zu vergeben.

E-Mail

Integration von E-Mail in das Dokumenten­management­system

Nur wenn alle E-Mails mitsamt Attachements innerhalb des DMS-Systems verwaltet werden, kann verhindert werden, dass das Versenden von E-Mails die Struktur des DMS-Systems aushebelt.

Mindestandforderung an die Integration ist, dass alle als Attachements im Mailsystem abgelegten Dokumente grundsätzlich in das DMS-System integriert wird. In der Praxis bedeutet das:

    Doppelablage gleicher Dokumente wird ausgeschlossen

    Attachements werden auch bei Nutzung von E-Mail als Verweis (Link) auf die Originaldatei im DMS-System verschickt.

Kollaboration

Workflow-Mechanismen nutzen (optional)

Beispiele:

    Weiterleitung eines beliebigen Dokuments oder kleineren Informationseinheit durch einen Workflow- oder Quickflow-Prozess inkl. elektronische Unterschrift.

    Erstellung eigenständiger Informationsobjekte als Teil eines kooperativen Geschäftsablaufs.

    „Lifecycle-Funktionen“

    Sichtbarmachen, Unsichtbarmachen, Archivieren von Informationsobjekten durch Nutzung spezifischer Lifecycle-Attribute

    Anwendung eines Lifecycle auf eine beliebige verknüpfte Datei sowie Herauf-/Herabstufung von Dateien innerhalb eines Lebenszyklus.

Internet/Intranet

Integration in den Publizierungs-Prozess von Informationseinheiten (optional)

    Beim Publizieren von Dokumenten ins Intranet Zugriff auf einen einheitlichen Dokumentenpool

    Vereinfachung der Veröffentlichung von Informationseinheiten, so dass

    nur noch veränderte bzw. neue Information­seinheiten bereitgestellt werden,

    das publizieren aber zeitgesteuert automatisiert abläuft (Beispiel Speiseplan)


5 Ergebnisse

Die Umsetzung des beschriebenen Konzepts